Empat Cara Terbaik untuk Mengelola Panggilan Masuk dan Jadwal Janji

[ad_1]

Baik Anda membayar layanan, asisten virtual, atau asisten internal untuk menjawab telepon Anda, Anda harus melatih mereka dengan baik tentang cara melakukannya dengan benar. Jika tidak, Anda membiarkan prospek menyelinap melalui celah-celah dan meninggalkan banyak uang di atas meja.

Dalam artikel ini saya akan membahas empat cara terbaik untuk menjawab panggilan Anda untuk menjadwalkan janji:

1 Terbaik: Ponsel Anda dijawab langsung oleh seseorang dengan senyum dan skrip yang dapat menangani pertanyaan mudah dan menjadwalkan janji tatap muka dengan Anda.

2 Terbaik: Jika itu tidak mungkin, Anda akan ingin siapa pun yang menjawab telepon Anda untuk mentransfer panggilan ke orang yang akan membantu klien Anda atau membuat janji dengan Anda (Anda, pengacara lain di perusahaan Anda, atau spesialis asupan virtual luar kantor atau direktur layanan klien, dll.).

3 Terbaik: Jika Anda memiliki resepsionis murni yang hanya menjawab telepon dan tidak tersedia untuk menjawab pertanyaan atau menjadwalkan janji, pastikan orang yang menjawab telepon Anda dapat menjadwalkan panggilan kembali dari orang yang tepat. Tidak ada yang suka memutar tag telepon, hindari di semua biaya.

Terbaik ke-4: Dan sebagai opsi terakhir, jika tidak ada yang lain yang memungkinkan, Anda akan ingin agar panggilan diteruskan langsung ke pesan suara Anda.

Perhatikan, tidak ada satu pun opsi ini yang melibatkan Anda menjawab telepon Anda. Anda terlalu sibuk (atau Anda harus fokus untuk sibuk) untuk menjawab telepon Anda. Dan, pikirkanlah – apakah klien benar-benar ingin menyewa pengacara yang begitu tidak sibuk sehingga dia dapat menjawab setiap panggilan yang masuk? Tidak. Orang suka menyewa orang yang sibuk, jadi berulah sibuk.

Idealnya, Anda ingin orang yang menjawab panggilan Anda untuk menangani pertanyaan klien dan memesan janji saat itu juga. Untuk melakukan ini, mereka perlu dilatih untuk menangani klien yang ada dan prospek pra-layar dengan benar untuk memastikan Anda hanya bertemu dengan orang-orang yang siap dan dapat bekerja dengan Anda, dan jika demikian, siapkan prospek untuk pertemuan Anda.

Dalam beberapa kasus – misalnya, menggunakan layanan menjawab langsung – Anda mungkin tidak dapat melatih perwakilan yang menjawab telepon atas nama Anda. Dalam hal ini, Anda akan ingin orang yang menjawab panggilan untuk dapat mentransfer panggilan langsung ke orang yang akan menangani klien dan membuat janji – baik Anda, direktur layanan klien Anda atau spesialis asupan klien Anda.

Jika Anda tidak bisa mendapatkan orang yang dapat menjadwalkan pertemuan di telepon, Anda harus menjadwalkan waktu untuk menelepon kembali. Sangat mudah kehilangan prospek bagus dalam permainan tag telepon. Begitu mereka lepas telepon, sulit untuk mendapatkan mereka kembali. Ini bukan pilihan terbaik, tetapi dengan menyisihkan waktu yang tepat untuk panggilan dikembalikan Anda membuatnya sedikit lebih mudah untuk kembali berhubungan dengan klien / prospek Anda.

Dan jika semuanya gagal …

Jika Anda tidak dapat melatih seseorang, tidak dapat menghubungi orang yang dapat membuat rapat, dan tidak dapat menjadwalkan panggilan kembali, Anda harus memiliki panggilan yang ditransfer ke pesan suara Anda.

Gunakan ini hanya sebagai upaya terakhir.

Jika Anda akan menggunakan opsi ini, Anda harus 100% jelas dalam pesan voicemail Anda tentang siapa yang akan membuat panggilan kembali (Anda atau spesialis masukan klien Anda) dan kapan mereka dapat mengharapkan panggilan dikembalikan ( dalam 24 jam, siang hari berikutnya, dll.).

Memiliki sistem kerja yang kuat untuk mengelola panggilan dan menjadwalkan janji adalah proses mutlak yang harus dimiliki setiap firma hukum yang sukses.

[ad_2]

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *